Woordvoerders: 'Geen dag is hetzelfde'

Bij de VRR nemen onder andere nieuwkomer Daphne Rozenburg en routinier René van der Linden deze taak voor hun rekening. Ondanks dat Daphne nu drie jaar woordvoerder is en René al acht jaar, kunnen de twee veel van elkaar leren.

Van Glasgow naar de VRR - Daphne Rozenburg

Voordat Daphne aan de slag ging bij de VRR studeerde zij politieke communicatie aan de universiteit van Glasgow, waarna ze in de crisiscommunicatie ging werken. Haar overstap naar de VRR voelde als een logische vervolgstap. Omgaan met journalisten was voor haar niks nieuws, maar woordvoering bij grote incidenten wel. “Als de pieper midden in de nacht afgaat en ik snel op locatie moet zijn, is dat altijd even schakelen. Je moet stressbestendig zijn en een begrijpelijk verhaal kunnen vertellen dat klopt. Ook als nog niet alle informatie beschikbaar is. Dat blijft een uitdaging.”

“Met zeven andere woordvoerders draaien we het woordvoerderspiket. Samen zorgen we ervoor dat de woordvoering tijdens incidenten 24/7 goed geregeld is. Van mijn piketcollega’s kan ik veel leren. De meeste van hen zijn al jaren piketwoordvoerder en hebben al veel ingewikkelde incidenten meegemaakt. Zij weten bijna alles over het vak en zijn altijd bereid om hier over te vertellen, zo ook René.”

“Naast mijn piketdiensten beman ik met René de mediadesk. Die is doordeweeks voor journalisten bereikbaar van 09.00 tot 17.00 uur. Alle persvragen over brandweer, ambulance, meldkamer, risico- en crisisbeheersing en alle andere afdelingen nemen wij in ontvangst. Op eenvoudige vragen geven we direct antwoord. Vaak is een vraag trouwens minder simpel dan in eerste instantie lijkt. Achter elke vraag kan een veel grotere, politiek-bestuurlijke wereld schuilen.”

Inhaken

“Om dit goed in kaart te brengen maakt het team communicatie twee keer per week een nieuwsscan. Hierin kijken we welke voor de VRR belangrijke berichten er de afgelopen periode in het nieuws zijn verschenen. In ons wekelijkse nieuwsoverleg bespreken we hoe dat nieuws betrekking heeft op onze organisatie.

Zo proberen we te voorkomen dat we communiceren op een manier die niet past bij wat zich buiten afspeelt.

Daarnaast is het ook een mooie manier om te kijken op welk nieuws we kunnen inhaken. Zodra de risico’s en kansen helder zijn, bepalen René en ik onze woordvoeringslijn. Hierin leggen we vast wat de kern van onze boodschap wordt. Die stemmen we af, intern en met woordvoerders van samenwerkingspartners als politie, Stedin en Evides. Zo zorgen we ervoor dat we allemaal met één bericht naar buiten treden en elkaar dus niet per ongeluk tegenspreken.”

Uitdaging

“Het is een mooie uitdaging om complexe incidenten of lastige beleidsonderwerpen zo uit te leggen dat het voor iedereen makkelijk te begrijpen is. Dat is normaal gesproken al belangrijk, maar tijdens een incident is dit nóg belangrijker. Het is onze taak om omwonenden bij een incident kort en helder te kunnen vertellen wat er is gebeurd, wat de hulpdiensten doen en wat zij kunnen doen om zichzelf veilig te houden. Dat is soms een hele puzzel, maar dat vind ik leuk. Daar krijg ik juist energie van.”

Geen dag of incident is hetzelfde - René van der Linden

René ziet dat er in de laatste jaren veel is veranderd binnen de woordvoering bij de VRR. Zo wordt nu veel meer met sociale media gewerkt. Ook zijn woordvoerders pro-actiever geworden. Dit betekent dat woordvoerders zelf actief media benaderen met onderwerpen en verhalen. Zo willen zij meer onderwerpen voor het voetlicht brengen. “Daarnaast laten we zien dat de veiligheidsregio meer is dan alleen branden blussen. Die proactieve houding hebben we nu ongeveer 1,5 jaar en er zijn echt al meerdere media die onderwerpen hebben opgepakt. We sturen persberichten, maar nemen ook regelmatig een-op-een contact op met journalisten om onderwerpen te bespreken.”

Zelfs na acht jaar woordvoerderschap, is geen dag of incident hetzelfde. “Het bemensen van de perstelefoon en het beantwoorden van vragen en interviewverzoeken komen elke dag terug. Maar zodra de pieper afgaat bij een groot incident, laten we alles uit onze handen vallen om daar zo snel mogelijk heen te gaan. Het is belangrijk niet bang te zijn voor de camera. We moeten vertellen wat we weten en dit op een begrijpelijke manier uitleggen. Dit is ook mijn drijfveer: vertellen wat wij doen om de veiligheid in het gebied te waarborgen. Ik vertel graag dat wij er juist zijn om de burger te helpen.”

Visitekaartje van de organisatie

René heeft al veel langer ervaring bij de VRR: hij is al 39 jaar vrijwilliger bij de brandweer. Die kennis en ervaring neemt hij mee in zijn werk als woordvoerder. “Het onder woorden brengen van wat we doen, vind ik leuk. Het is meer dan vertellen wat er is gebeurd bij een incident. Achtergrondinformatie is minstens zo belangrijk.

Woordvoering zal ook altijd nodig zijn. We zijn toch het visitekaartje van de organisatie. Het is belangrijk om uitleg te geven op een begrijpelijke manier. Hiervoor werk ik samen met een topteam met zowel ervaren als nieuwe collega’s.

We leren veel van elkaar en vullen elkaar aan waar nodig. Mijn nieuwe collega’s zou ik willen meegeven dat het belangrijk is je te verdiepen in je vak. Daar hoort het leren kennen van de organisatie bij. Nieuwe collega’s draaien 24-uursdiensten om mee te kijken in de werkwijze van de veiligheidsregio. Hierdoor zien ze hoe het er werkelijk aan toegaat. Dat is goed, want op die manier weet je precies waarover je het hebt als je erover vertelt als woordvoerder. Dit is ook een kracht die je dan hebt.”

Dit artikel is eerder gepubliceerd in het magazine SAMEN #6 van de VRR.

Tekst: Harold Joels
Foto's: Lennaert Ruijnen