Zoeken

In gesprek met vier ESF-informatiemanagement toppers

Gepubliceerd op 21 mei 2021

Morgen is het zover: de finale van het Eurovisiesongfestival. Dat betekent dat de ESF-planningsstaf na vandaag nog één dag bij elkaar komt. In de voorbereidingen naar ESF kwam deze planningsstaf maar liefst 15 keer bijeen onder leiding van de operationeel leider Maikel Lenssen. Eén ding werd snel duidelijk: zonder de steun van onder andere de VRR-informatiemanagers Orline de Jong, Sietse de Ruiter, Maarten Blok en Jaap Poortman waren deze vergaderingen minder soepel verlopen. Meer dan een jaar waren zij de rechterhand van de operationeel leider Maikel. Je zou kunnen zeggen dat de informatiemanagers de Haarlemmerolie van de planningsstaf zijn.

“Als sectie informatiemanagement van planningsstaf 1 hebben wij met z’n vieren de voorbereiding opgepakt, zoals het bijhouden van de actie- en besluitenlijst, het (geografisch) beeld in LCMS, mail- en appgroepen, personeelslijsten en het aanvragen van autorisaties voor personeelsleden die Ahoy binnen moeten.” begint Maarten. In de uitvoering zijn ook (geo-)informatiemanagers actief in planningsstaf 2 en in beide CoPI’s (zie video). Maarten werkt zeven jaar bij de VRR en is sinds kort strategisch adviseur bij de brandweer. Hij is heel tevreden over hoe de voorbereiding is verlopen. “Orline, Sietse en Jaap hebben enorm veel werk opgepakt, waardoor ik mij meer kon richten op de coördinatie en het uitwerken van scenario’s. Samen met alle partners hebben we als planningsstaf in kaart gebracht wat er mis zou kunnen gaan en hoe we in dat geval moeten handelen” vertelt Maarten.

ESF-4473-2“Daarnaast ben je als informatiemanager ook de persoon die afstemt met andere partijen en kennis uitwisselt,” vult Sietse aan. Inmiddels werkt Sietse de Ruiter vier jaar bij de VRR en nu als beleidsmedewerker Ruimtelijke Veiligheid. Ook hij is als informatiemanager al meer dan een jaar bezig met ESF. “Wij moeten ervoor zorgen dat iedereen hetzelfde beeld heeft en dat alles klopt. Dit betekent ook zorgen voor een goede dynamiek tijdens een vergadering, meedenken over vragen van buitenaf en de operationeel leider ondersteunen waar dat nodig is.”

Alle lijntjes aan elkaar knopen en partijen met elkaar verbinden zodat de Songfestival-liefhebbers een geweldige avond hebben, motiveert Maarten. “Zelf ben ik geen Eurovisie-fan, maar ik word er blij van als ik zie dat mensen door ons werk een feestje kunnen vieren, zeker nu.”

Orline’s verantwoordelijkheid ligt onder andere bij het maken van de tijdlijn, en omdat het dit jaar in Rotterdam plaatsvindt, is ze toch een beetje fan geworden van het songfestival. “Hoe meer je je erin gaat verdiepen, hoe leuker het wordt,” zegt ze vrolijk. 2,5 jaar geleden kwam zij in dienst bij de veiligheidsregio en werkt momenteel als beleidsmedewerker op de afdeling Risicobeheersing.

Naamloos Als ESF-Informatiemanager maakte Orline de tijdlijn die laat zien of er een samenloop is van andere evenementen of activiteiten die gepland zijn in de stad Rotterdam. “Dit was mijn eerste planningsstaf als informatiemanager waarbij ik ontzettend veel heb geleerd over deze rol tijdens een groot evenement, die toch wel heel anders is dan tijdens een incident. Er zijn veel informatiedeeltjes waarvan je denkt dat ze niet belangrijk zijn, terwijl dat vaak wel zo is,” legt ze uit. Een goede tip van Orline: “stel vooral veel vragen en denk niet ‘dat weet iemand anders wel’, want vaak is dat helemaal niet zo. Met vragen stellen houd je elkaar ook scherp.”

Terwijl de tijdlijn van Orline vooral overzicht geeft in tijd, bestaat het werk van Geo-informatiemanager Jaap Poortman voornamelijk uit het overzicht geven in plaats. Al 17 jaar is hij in dienst bij de VRR, momenteel op de afdeling Crisisbeheersing als  functioneel beheerder. “Dit doe ik tijdens ESF samen met drie andere collega’s, waarbij wij er als geo-im’ers voor zorgen dat alle hekken, testlocaties, ingangen, vluchtroutes, etc. in kaart worden gebracht.” Van tevoren is er door Jaap een grote plattegrond gemaakt, maar gedurende de week kan deze veranderen. “Als er bijvoorbeeld een demonstratie wordt aangekondigd, dan zetten wij deze erin. Via LCMS kan iedereen waarvoor de plattegrond belangrijk is inzicht krijgen in het hele evenement-gebied,” zegt Jaap.

Dat het Eurovisiesongfestival bijna voorbij is na zo’n lange periode van voorbereiding voelt gek. Sietse zat voor ESF soms zelfs in de vrije weekenden achter zijn laptop. “Omdat ik mij bezighield met het regelen van accreditaties, kreeg ik ook buiten de reguliere werktijden vaak berichtjes,” vertelt Sietse. “Wat ik niet snel zal vergeten is dat bij dit evenement eigenlijk alles wel anders is verlopen dan verwacht. Er kwam telkens wel weer een vraag uit de hoge hoed waarvan het antwoord niet gelijk helder was, maar dat maakt zo’n evenement plannen natuurlijk ook leuk. Door Corona veranderde alles vaak, maar uiteindelijk zijn we tot nu toe super tevreden!”