Lindy Schotman over crisiscommunicatie tijdens het Eurovisiesongfestival

“Na meer dan een jaar bezig zijn met Corona is het Eurovisiesongfestival wel echt een leuke, positieve afwisseling,” begint Lindy. “Al ruim dan een jaar komen we met het kern ROT Corona  minimaal wekelijks bijeen. We hebben al wat wisselingen in ons Actiecentrum Communicatie gehad, maar nu doe ik dit samen met Daniel de Vos en Nicole van Batenburg. Met Daniel, Nicole en Jasper van Vugt hebben we de crisiscommunicatie voor het ESF voorbereid. Hierdoor zijn al onze collega’s die meedraaien in de planningsstaven, de Copi’s en het Actiecentrum Communicatie goed voorbereid.

Er zijn verschillende redenen waarom de afdeling Communicatie nauw betrokken is bij de voorbereiding op en aanwezig is bij grote evenementen. Ten eerste zorgen wij ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven van wat er in de buitenwereld speelt, wat de sentimenten zijn en hoe er door de omgeving wordt gereageerd op de komst van een evenement en wat daarbij komt kijken. “Voor Eurovisie was de coronacrisis een gigantische uitdaging. Dat ESF uiteindelijk een Fieldlab-evenement is geworden, is voor de EBU (European Broadcasting Union) natuurlijk fantastisch,” aldus Lindy.

Naast de tweewekelijkse planningsstaf ESF, zijn er ook veel zoommeetings geweest waarbij de communicatieadviseurs en woordvoerders van verschillende ketenpartners bijeen kwamen. Lindy: “bij grote enementen is het belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de rolverdeling in het geval van een incident zoals slecht weer, brand, een gasexplosie, of een andere onveilige situatie.”

“Aan de hand van het IRS-model worden verschillende scenario’s uitgewerkt, waarin ook duidelijk wordt gemaakt wie de woordvoering doet over welk incident. In dit geval hebben we samen 18 scenario’s uitgewerkt en een inschatting gemaakt over de kans dat het incident zich zal voordoen,” vertelt Lindy. “Zo zijn politie, gemeente, hulpverleningsdiensten en andere ketenpartners zoals onder meer de NPO, de RET, AHOY en de EBU vooraf goed op de hoogte van de crisisstructuur.”

Dankzij deze voorbereidingen kunnen alle communicatieadviseurs gelijk optreden wanneer dit nodig is. Voor de communicatie vanuit de Veiligheidsregio betekent dit dat er altijd een woordvoerder, omgevingsanalist/adviseur en een HAC (Hoofd Actiecentrum Communicatie) paraat staan. De woordvoerder zal in het geval van een crisis ter plaatse gaan en vanuit daar de pers te woord staan over het brongebied. De omgevingsanalist kan, wanneer de woordvoerder daar om vraagt, een media-analyse maken en een communicatieadvies meegeven. Hierin wordt duidelijk gemaakt wat de informatiebehoefte is, wat voor emoties er spelen en wat de mogelijke knelpunten zijn voor de bestrijding van het incident. Overigens worden gedurende het evenement sowieso dagelijks een of meer omgevingsanalyses gemaakt. Het HAC is vaste deelnemer van de planningsstaf.

Lindy: “Bij grote evenementen werken we alle kernboodschappen per scenario uit, maar dit is de eerste keer dat ze vertaald zijn naar het Frans, Engels en Duits vanwege het internationale karakter. Op deze manier kunnen we een zo groot mogelijke groep mensen bereiken met onze communicatieboodschap als dat nodig is.”

Maar hoe goed de voorbereiding ook is; een crisis valt nooit te plannen. “Daarom is een goede communicatieadviseur in staat om snel van strategie te veranderen als de communicatieboodschap en/ of de middelen en kanalen niet aanslaan bij de samenleving. Dit is een cyclisch proces wat altijd doorgaat,” legt Lindy uit. Het is belangrijk dat we met onze communicatieaanpak op een passende manier uit kunnen leggen wat er van de bevolking, en in dit geval ook van alle bezoekers van het ESF wordt verwacht. Heldere en duidelijke communicatie kan hierin echt het verschil maken en een hoop schade en onrust voorkomen, of in ieder geval verminderen.

Ondanks dat we prima zijn voorbereid, hopen we natuurlijk dat het ESF, met alle beperkingen, een fijn en Rotterdams feest wordt!