SAMEN artikel: Aankoop zaaksysteem Mozard gaat echt samen
CorsaBPS gaat eruit. Het bedrijfsprocessensysteem dat de afdelingen Risicobeheersing en Industriële Veiligheid van de VRR ondersteunt in haar advisering, zal vervangen worden door Mozard. Met deze nieuwe software gaan de afdelingen Risicobeheersing, Industriële Veiligheid en Operationele Informatie werken. De keuze voor het nieuwe pakket kwam tot stand via een unieke interne samenwerking en Miranda Beets weet daar alles van.
Tekst Sander Grip | Beeld Eric Fecken
Een nieuw softwarepakket was nodig, stelt Miranda, senior-beleidsmedewerker bij Risicobeheersing en projectsecretaris voor de aankoop, inrichting en implementatie van Mozard. “CorsaBPS piept en kraakt aan alle kanten. De rek is eruit en het is onbeheersbaar geworden. Wat hier bij komt is de invoering van de Omgevingswet. Binnen de ketensamenwerking is zaakgericht werken de norm en dat vraagt een andere manier van communiceren. Door over te stappen naar een nieuw systeem kunnen we dit gelijk organiseren: via Mozard kunnen we zaakgericht adviseren en spreken we dezelfde taal.”
De VRR gebruikt de software voor advies, toezicht en handhaving. Miranda: “Het pakket hebben we met elkaar aangekocht omdat we als zelfstandige afdelingen alle drie advies geven, zowel aan de klant als aan elkaar. De inhoud van ons werk is anders en de adviezen die we geven zijn dat ook. Maar vanuit het nieuwe systeem gezien is een advies een advies. Of dat nou van de ene of de andere afdeling komt. Samen optrekken betekent dat we straks veel effectiever kunnen werken.”
Unieke aankoop
Een unicum voor de VRR was de aankoop van het pakket. Drie afdelingen die echt samen optrekken om een systeem te kopen dat ze alle drie kunnen gebruiken. “Dat is niet eerder zo gebeurd. Ik weet dat Risicobeheersing de aankoop van het vorige systeem alleen gedaan heeft. Nu was de tijd rijp om het samen in te kopen en er ook samen in te werken. We gaan ook met elkaar in dezelfde zaaktypen werken, waardoor we veel makkelijker en efficiënter kunnen samenwerken.”
De voorbereiding op de aankoop verliep prima. Al heeft elke afdeling eigen adviezen en dus ook eigen wensen. “In de gezamenlijke projectgroep, onder leiding van projectleider Miriam de Best van M&I/Partners, hebben we een programma van eisen opgesteld waarin iedereen goed kon aangeven wat de wensen en eisen waren. Zo konden we, samen met onze afdeling Inkoop, een Europese aanbesteding starten met een eisen- en wensenlijst waar we allemaal achter stonden.”
Miranda hoopt dat Mozard uiterlijk na de zomer van 2022 operationeel is voor de VRR. “Het eerste zaaktype, Evenementen, gaat begin 2022 live. Vervolgens richten we de overige veertien zaaktypen die in de organisatie gebruikt gaan worden in. De Omgevingswet gaat naar verwachting op 1 juli in, ik ben een gelukkig mens als op dat moment ook Mozard volledig in de lucht is. Bij IT-projecten staan er vaak onverwachts beren op de weg, maar ik denk dat we het gaan halen. We hebben dit project goed onder controle.”
Adviezen in 2021 van de drie afdelingen die met Mozard gaan werken
Operationele informatie: 500
Industriële veiligheid: 350
Risicobeheersing: 6.350
Tijdpad van het project
Oktober 2020: start project zaakgerichte VTH-oplossing
November 2020: PvE opstellen
Februari 2021: Europese aanbesteding
Mei 2021: Gunning aan Mozard
Juni 2021: (huidig) inrichting en implementatie
Januari 2022: Zaaktype Evenementen live
April 2022: Migratie afgerond
Juli 2022: Alle 15 zaaktypen live – project afgerond
Fotograaf Eric Fecken